راهنمای مطالعه
حسابداری یکی از پیچیده ترین فعالیتها و مشاغل امروزه است، زیرا با انواع مختلفی از هزینه ها و روشهای محاسبه آنها سروکار دارد.کدینگ حسابداری یکی از مفاهیم علمی در دنیای حسابداری است که در کسب و کارهای بزرگ مفهومی پرکاربرد به حساب می آید. استفاده از کدینگ حسابداری در فرآیندهای حسابداری و مالی پرتکرار کمک میکند تا فرآیندهای حسابداری با نظم و ترتیب بیشتری پیش روند.
دسته بندی حسابها در حسابداری را کدینگ گویند. این ساده ترین تعریف کدینگ حسابداری می باشد. رایج ترین روش کدینگ به شکل درختی انجام می شود، که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی است که با سرشاخه و زیر شاخه های متنوع مشخص می شود. پس به مجموعه این دسته بندی ها ، شاخه بندی کردن و کدگذاری حسابها کدینگ حسابداری می گویند. کدینگ در لفظ به معنای شماره گذاری است و در حسابداری این معنا را میدهد که حسابها را در حسابداری کدگذاری کنیم. در حسابداری روشهای متعددی از کدینگ وجود دارد که برخی از آنها ساده و قابل فهم هستند و با کمی دقت میتوان متوجه معنای آنها شد. اما برخی از این روشهای کدینگ بسیار پیچیده تر بوده و برای فهم آنها نیاز به دانش فنی و مالی است.
بهترین راه برای کدینگ حسابداری استفاده از نرم افزار حسابداری است. نرم افزارهای مالی به دلیل امکانات و توانایی های زیادی که دارند و سرعت و دقت بالا بهترین گزینه برای کدینگ حسابداری به حساب می آیند.
دلایلی که لازم است تا هر کسب و کار در امور حسابداری، مسئله کدینگ حسابداری را در نظر بگیرد موارد زیر می تواند باشد:
- استاندارد شدن عملیاتهای مالی بر اساس یک فرمت خاص
- کمتر شدن خطای انسانی در تیم های حسابداری با افزایش سرعت و دقت در ثبت و پردازش رویدادهای مالی
- افزایش سرعت و دقت در تهیه گزارشات مالی با جزییات دقیق و فراوان
- راحتی در تحلیل و بررسی های مالی و یا محاسبه میزان داراییها برای سرمایه گذاران و تصمیم گیرندگان داخلی یا خارجی
کدینگ حسابداری میتواند بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحد های اقتصادی را برطرف و مانع بروز آنها شود. اما برای این منظور این سیستم باید به درستی توسط متخصص این کار یا حسابداران یا مدیران مالی با تجربه طراحی شود.
در حال حاضر 5 نوع اصلی کدینگ حسابداری در مجموعه های مختلف مورد استفاده قرار میگیرند:
کدینگ حفظی( بر اساس حروف اول حسابها)
کد دهی بر اساس مختصرنویسی و علامتگذاری بر اساس زبان فارسی که یک شیوه ساده با کدگزاری بر مبنای حرف اول کلمات می باشد. برای مثال کد( ح_پ) برای حسابهای پرداختنی شناخته می شود.
کدینگ متوالی (پی در پی)
در این روش اعداد به صورت پشت سر هم به حسابها و داده ها اختصاص داده می شوند.
کدینگ سلسله مراتبی
این کدینک پرکاربردترین روش کدینگ است چون علاوه بر نظم و دقت، محدودیتی در تعداد حسابها، کالاها و داده ها در این روش وجود ندارد.
کدینگ توده ای
این روش که در آن کدها به یک حساب اختصاص داده می شود. فقط برای استفاده در یک دوره مالی کاربرد دارد.
کدینگ وجهی
در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حسابها و زیر مجموعه های آن خواهد بود.
سطوح( لایه های) کدینگ حسابداری چه هستند؟
سطح هایی که طبق آن تراکنش های مالی را دسته بندی می کنند را سطوح کدینگ هستند.
ساختار استاندارد کدینگ حسابداری چیست؟
ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری به شکل زیر است:
- گروه حساب
- حساب کل
- حساب معین
- حساب تفصیلی1
- حساب تفصیلی 2
گروه حساب: این لایه از ساختارهای استاندارد کدینگ میباشد که صورت حسابهای مالی در آن قرار میگیرد. تمام بدهی های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه ها، سرمایه گذاران و ذی نفعان و حقوق مرتبط با آنها در این گروه قرار دارد.
حساب کل: صورت حسابهای مالی در این لایه تعریف می شود. نیازها و فعالیت های شرکت از اجزای اصلی این سطح هستند و گروه حسابهای شرکت را به ارقام کوچکتر تقسیم میکنند.
حساب معین: در این سطح نیز حسابهای کل به حسابهای کوچکتر و جزیی تر تقسیم می شوند. این حسابها در حسابداری به نام حسابهای معین شناخته می شوند.
حسابهای تفصیلی: حسابهای خرد شده معین به حسابهای تفصیلی شناخته می شوند. این حسابها طبقه بندی و شناسایی حسابها را آسانتر می سازند.
نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به موارد زیر توجه داشت:
- استانداردهای حسابداری
- فعالیت شرکت
- کنترل های داخلی
- گزارشات مورد نیاز درون سازمانی و برون سازمانی
برای شروع کار با کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداری سپیدار دو روش وجود دارد. یا باید از کدینگهای پیش فرض در نرم افزار سپیدار استفاده کنید و یا اینکه کدینگ را به شکل دستی تعریف کنید. در سپیدار کدینگهای بازرگانی، خدمات، تولیدی، پیمانکاری با توجه به نوع فعالیت شما قابل انتخاب است. مسیر دسترسی به کدینگ های پیش فرض سپیدار به شکل زیر است:
در این مرحله می توانید یک از کدینگ های پیش فرض سپیدار را انتخاب کنید.
درختواره حسابها در سپیدار شامل سه سطح گروه است که گروه حساب ها به رنگ سبز، حساب های کل به رنگ آبی و حسابهای معین به رنگ زرد نمایش داده می شوند.
